• Podstawa prawna
• Sposób odbierania zgłoszeń
• Procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym sposób ewentualnej komunikacji z osobami zgłaszającymi
• Zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków, w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione
• Zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 3a ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym, Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) przyjmuje zgłoszenia dotyczące naruszeń lub potencjalnych naruszeń przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2017/1129 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie prospektu, który ma być publikowany w związku z ofertą publiczną papierów wartościowych lub dopuszczeniem ich do obrotu na rynku regulowanym oraz uchylenia dyrektywy 2003/71/WE, zwanego dalej „rozporządzeniem prospektowym 2017/1129”. 

Sposób odbierania zgłoszeń naruszeń bądź potencjalnych naruszeń przepisów rozporządzenia prospektowego 2017/1129, sposób postępowania z odebranymi zgłoszeniami i ich przechowywania, a także informowania o sposobie odbierania zgłoszeń i o działaniach, jakie mogą być podejmowane po przyjęciu zgłoszenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 sierpnia 2022 r. w sprawie odbierania przez Komisję Nadzoru Finansowego zgłoszeń naruszeń przepisów. 

Rozwiązania te przeznaczone są w szczególności dla pracowników lub byłych pracowników emitenta, oferującego lub firmy inwestycyjnej zaangażowanej w ofertę publiczną, którzy posiadają wiedzę o okolicznościach, z których wynika, że pracodawca lub inna osoba związana z danym podmiotem naruszał, narusza lub może naruszać przepisy rozporządzenia prospektowego 2017/1129 - a nie są to okoliczności oparte o informacje publicznie dostępne - i mogą dostarczyć na te okoliczności przekonujących dowodów opartych na wiarygodnym źródle. 

Wskazane poniżej sposoby odbierania zgłoszeń przez KNF zapewniają bezpieczeństwo i poufność obsługi zgłoszeń, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych oraz umożliwiają przekazanie tych informacji KNF z zachowaniem wysokich standardów ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie. Zgłoszenia można dokonać także anonimowo.

Zgodnie z art. 3a ust. 1 zdanie drugie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym przekazanie KNF zgłoszenia, nie narusza obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej, a także innych obowiązków zachowania poufności informacji, wynikających z obowiązujących przepisów prawa lub umowy. KNF oświadcza, że osoba zgłaszająca nie zostanie pociągnięta do odpowiedzialności w związku z ujawnieniem w zgłoszeniu informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o tajemnicy zawodowej.

Sposób odbierania zgłoszeń

1)   w formie pisemnej

na adres ul. Piękna 20, skr. poczt. 419, 00-549 Warszawa

w podwójnej kopercie z koniecznym dopiskiem na kopercie „NARUSZENIA PROSPEKTOWE”.
Zgłoszenie powinno zostać przesłane na specjalnie przygotowanym formularzu naruszenia prospektowego, którego wzór znajduje się poniżej lub zawierać wszystkie informacje jakie są wymagane w tym formularzu.

2)   w formie elektronicznej

• na adres mailowy naduzycia_prospektowe@knf.gov.pl,
• za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego Formularz zgłoszeniowy Naruszenia prospektowe,
• na adres elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) na platformie ePUAP: /2447pvjake/skrytka.

Zgłoszenie przesłane na adres mailowy i ESP powinno zostać przesłane na specjalnie przygotowanym formularzu Naruszenia prospektowego, którego wzór znajduje się poniżej, lub zawierać wszystkie informacje, jakie są wymagane w tym formularzu. 

3)   telefonicznie

pod numerem telefonu (+48) 22 262 59 69, we wtorki i czwartki w godzinach 12.00-14.00. W przypadku dokonania zgłoszenia telefonicznego poprosimy o przedstawienie informacji w zakresie wymaganym w formularzu Naruszenia prospektowe. Zgłoszenia dokonywane telefonicznie są nagrywane, po uzyskaniu zgody Zgłaszającego na takie nagranie. W przypadku gdy osoba zgłaszająca nie wyraziła zgody na nagrywanie treści rozmowy, są one dokumentowane przez sporządzenie przez pracownika Urzędu Komisji protokołu z rozmowy.

4)   osobiście
Zgłoszenia osobiste przyjmowane są we wtorki w godzinach 11.30-13.00 w siedzibie KNF, w Warszawie przy ul. Pięknej 20. W celu ustalenia terminu osobistego odbioru zgłoszenia prosimy o kontakt pod numerem telefonu wskazanym w pkt 3 powyżej.

W przypadku dokonania zgłoszenia osobistego poprosimy o przedstawienie informacji w zakresie wymaganym w formularzu Naruszenia prospektowe. Osobiste zgłoszenia są dokumentowane w postaci nagrania rozmowy ze Zgłaszającym, w przypadku gdy wyrazi zgodę na nagrywanie treści rozmowy. W przypadku braku zgody na nagrywanie rozmowy pracownik UKNF uprawniony do obsługi zgłoszeń sporządzi protokół ze spotkania. Jeśli Zgłaszający nie zastrzeże anonimowości zgłoszenia, pracownik UKNF umożliwi Zgłaszającemu zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie przez złożenie pod nim podpisu albo podpisu elektronicznego.

Procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym sposób ewentualnej komunikacji z osobami zgłaszającymi

Na żądanie osoby zgłaszającej KNF udziela jej kompleksowych informacji w zakresie trybu i zasad dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze lub ochrony przed odwetem, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania w związku z zatrudnieniem, w tym procedur dochodzenia odszkodowania pieniężnego, oraz o możliwości uzyskania przez osobę zgłaszającą zaświadczenia potwierdzającego fakt dokonania zgłoszenia.

W przypadku wskazania przez osobę zgłaszającą adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej, KNF niezwłocznie potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na wskazany adres. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, KNF odstępuje od jego przesyłania. 

Upoważniony pracownik Urzędu KNF może zwrócić się do osoby zgłaszającej naruszenie w celu uzyskania wyjaśnień w zakresie przekazanych informacji lub o dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu osoby zgłaszającej, z wykorzystaniem środka komunikacji, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało odebrane, albo z wykorzystaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej wskazanego przez osobę zgłaszającą. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesyłaniu żądań wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, KNF odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

KNF przekazuje osobie zgłaszającej, która ujawniła swoją tożsamość, informacje na temat wyników zgłoszenia naruszenia, jakich może oczekiwać osoba zgłaszająca w związku z tym zgłoszeniem. Zgodnie z przepisami powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów powinno to nastąpić w terminie nie dłuższym niż 14 dni od przyjęcia zgłoszenia.

Zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków, w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione

Osobie zgłaszającej naruszenie zapewniona zostaje poufność a ujawnione informacje podlegają ochronie na podstawie przepisów o tajemnicy zawodowej, do której zachowania zobowiązani są członkowie KNF oraz wszystkie osoby, które pracują lub pracowały dla Urzędu KNF, poza przypadkami, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie¹

Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem członkom KNF, pracownikom Urzędu KNF lub innemu uprawnionemu organowi następuje z zachowaniem poufności danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz wszelkich okoliczności sprawy, których ujawnienie mogłoby doprowadzić do identyfikacji tych osób.

KNF przechowuje dokumenty pisemne i elektroniczne otrzymanych zgłoszeń, nagrania rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokoły z rozmów z osobami zgłaszającymi w sposób zapewniający poufność danych osobowych. 

KNF zapewnia dostęp do przechowywanych dokumentów pisemnych i elektronicznych otrzymanych zgłoszeń, nagrań rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokołów z rozmów z osobami zgłaszającymi wyłącznie członkom KNF oraz pracownikom Urzędu KNF, którym taki dostęp jest niezbędny do wypełniania przez nich obowiązków zawodowych. 

Zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze

Zgodnie z art. 3a ust. 1 zdanie trzecie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym przekazanie KNF zgłoszenia naruszeń lub potencjalnych naruszeń rozporządzenia prospektowego 2017/1129 nie może stanowić przyczyny rozwiązania z osobą zgłaszającą umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze.

Osoby zgłaszające naruszenie, zatrudnione na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze, mogą korzystać z wszelkich przewidzianych prawem polskim środków odwoławczych i procedur, które mają na celu zapewnienie im ochrony przed niesprawiedliwym traktowaniem w związku ze zgłoszeniem naruszenia, w tym procedur dochodzenia odszkodowania. 

W przypadku gdy w związku z odebranym zgłoszeniem zachodzi potrzeba ochrony uzasadnionych interesów osoby zgłaszającej, KNF współpracuje z odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo innej umowy o podobnym charakterze oraz wymienia z tymi organami informacje niezbędne do zapewnienia tej ochrony.

Ponadto zgodnie z art. 3b ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym podmioty wymienione w art. 5 pkt 2, 4–6d, 9–16, 18–20, 22 i 23 tej ustawy są obowiązane posiadać procedury anonimowego zgłaszania wskazanemu członkowi zarządu, a w szczególnych przypadkach – radzie nadzorczej, naruszeń przepisów rozporządzenia prospektowego 2017/1129, jakich dopuścili się pracownicy tych podmiotów. Dodatkowo firmy inwestycyjne muszą utworzyć procedury przyjmowania od pracowników zgłoszeń naruszeń prawa, także rozporządzenia prospektowego 2017/1129, które określają sposób ochrony osób dokonujących zgłoszeń przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania – § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 maja 2018 r. w sprawie szczegółowych warunków technicznych i organizacyjnych dla firm inwestycyjnych, banków, o których mowa w art. 70 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, i banków powierniczych.

____________________
¹Zob. art. 3a ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1871, z późn. zm.).